In der Regel melden sich die Betriebsprüfer der Deutschen Rentenversicherung alle vier Jahre an, um eine Betriebsprüfung im Unternehmen vor Ort oder beim Steuerberater des Arbeitgebers durchzuführen. Bei der Überprüfung der Entgeltunterlagen geht es darum, in Erfahrung zu bringen, ob die Beschäftigten richtig angemeldet und im Rahmen der Entgeltabrechnung alle Beiträge, Umlagen und Abgaben ordnungsgemäß abgeführt wurden.
Ab dem 1. Januar 2023 ist für Arbeitgeber die Übermittlung der Entgeltdaten im Rahmen der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) grundsätzlich verpflichtend. Das bedeutet, dass die prüfrelevanten Daten direkt aus dem Lohnprogramm elektronisch an den zuständigen Rentenversicherungsträger übermittelt werden. In ihrem Flyer spricht die Deutsche Rentenversicherung davon, dass dies den Prüfern die Vorbereitung auf die Betriebsprüfung vereinfache. Den Betriebsprüfern müssten daher vor Ort weniger oder gar keine Unterlagen mehr vorgelegt werden. Unternehmen mit eigenem Lohnbüro sollten daher prüfen, ob ihr Entgeltabrechnungssystem das Verfahren zur euBP bereits unterstützt.
In begründeten Einzelfällen kann auf Antrag des Arbeitgebers für Zeiträume bis 31. Dezember 2026 auf die elektronische Übermittlung der gespeicherten Entgeltsabrechnungsdaten verzichtet werden.
Die elektronische Übermittlung der Daten der Finanzbuchhaltung ist nicht verpflichtend und bleibt weiterhin freiwillig.