Plötzlicher Chef-Ausfall: Das Ende der Firma?

Chef krank im Handwerk

In vielen inhabergeführten Maler- und Stuckateurbetrieben ist der Chef das Antriebsrad des Unternehmens  –  seinem Lebenswerk. Er hält die Fäden in der Hand und erledigt so ziemlich alles ganz selbstverständlich und meist auch so, dass andere kaum Kenntnis wichtiger Interna haben. Doch was passiert eigentlich, wenn dieser Chef einmal ausfällt? Wenn er unerwartet krank wird, einen schweren Unfall hat und seinen Job nicht mehr erledigen kann? Bricht das Unternehmen dann zusammen? Ist das der sogenannte Super-Gau?

Unternehmen, die auf einen derartigen Fall nicht vorbereitet sind, erleben häufig das Schlimmste. Ihre Existenz ist bedroht.

Fokus ruht allein auf dem Chef?
Ist ein Unternehmen extrem cheforientiert aufgebaut und liegt der Fokus der Arbeiten meist beim Chef, ist das nicht wirklich optimal. In Firmen, in denen fast alle Aufgaben und Entscheidungen beim Chef zusammen laufen, kann dessen Ausfall extreme Folgen haben.

Das beginnt bereits bei der Buchhaltung. Egal, ob diese von dem Ehepartner oder einem Angestellten abgewickelt wird – Kennt nur der Betriebsinhaber allein die Zugangsdaten für Onlinebanking und gibt es für niemanden eine entsprechende Bankvollmacht – können weder Onlinebanking genutzt, noch Überweisungen oder sonstige Geldgeschäfte mit der Bank getätigt werden. Nicht einmal mehr Löhne, Krankenkassenbeiträge, Sozialversicherungen, Lieferanten etc. können bezahlt werden – und das trotz Kontodeckung. Ein Fiasko. Während Mitarbeiter aufgrund der Umstände den Chef meist nicht hängen lassen, kennen Finanzamt und Sozialversicherung in der Regel keinen Spaß. Vollstreckungsbehörden sind schnell zur Stelle. Offene Rechnungen beim Großhandel können zu einem Lieferstopp und damit zu einem Baustellenstopp führen. Das alles muss nicht sein.

Verantwortungen regeln
Zur kaufmännischen Führung eines Handwerkbetriebs gehört es, Vorkehrungen für den unerwarteten Chef-Ausfall zu treffen. Der Betrieb muss zumindest für eine gewisse Zeit auch ohne den „Big Boss“ weiterlaufen können. 

Stellvertreter festlegen
Daher sollte für den Fall der Fälle ein Stellvertreter bestimmt werden, der zumindest für die Ausfallzeit oder eine Übergangszeit das Unternehmen nach bestem Wissen weiterführen kann. Dieser benötigt natürlich entsprechende Kenntnis über Firmeninterna und das Unternehmen selbst. Ist eine solche Person nicht in dem Betrieb zu finden, so können dies auch Angehörige wie Lebenspartner oder erwachsene Kinder sein. Um vollumfänglich handlungsfähig zu sein, benötigt der Stellvertreter entsprechende Vollmachten. Ansprechpartner wie Rechtsanwalt und Steuerberater sollten diesem Stellvertreter zudem namentlich, am besten aber sogar persönlich bekannt sein, damit er diese zur Unterstützung kontaktieren kann. So ist es möglich, schnell eine Art „Task-Force“ zu bilden, die sich den auftretenden Problemen gemeinsam annehmen kann.

Ordnung ist das halbe Leben
Wichtige Dokumente wie Versicherungspolicen, KFZ-Briefe, Leasingverträge und vieles mehr sollte der Stellvertreter im Zugriff haben. Um ihm langwieriges Suchen zu ersparen, sollten sich daher keine Dokumente auf dem Schreibtisch stapeln oder irgendwo in Kisten aufbewahrt werden. Das Handwerkerbüro muss strukturiert sein und Dokumente müssen gut sortiert und schnell auffindbar abgelegt bzw. archiviert werden. Das gilt für Dokumente in Papierform ebenso wie für digitale Dokumente. Der Ersatzmann oder die Ersatzfrau muss das Ablagesystem kennen, um schnell und nicht orientierungslos loslegen zu können.  

Sicherheitssysteme kennen
Schlüssel für das Firmen- und Werkstattgebäude, die Bankschließfächer, den Kassenschrank und so weiter, müssen für den Stellvertreter an einem sicheren Ort hinterlegt sein, sodass er im Fall der Fälle darauf zugreifen kann. Gleiches gilt auch für Passwörter die Unternehmenssoftware, das Online-Banking, den Mail-Account und vieles mehr betreffend. Ohne Schlüssel oder Passwort ist der Stellvertreter schachmatt gesetzt noch bevor er mit seiner eigentlichen Führungsarbeit überhaupt beginnen kann. 

Frühzeitig planen
Die Umsetzung kann selbstverständlich nicht von heute auf morgen funktionieren und bedarf genauester Planung. Mit den in Betracht kommenden Personen sind ausführliche Gespräche im Vorfeld zu führen. Sie müssen wissen, was auf sie zukommt und sie müssen die betrieblichen Parameter kennen. Je früher damit begonnen wird, desto besser.