Die elektronische Rechnung, kurz E-Rechnung, wird für alle Unternehmen in Deutschland Pflicht. Sie betrifft Leistungen zwischen Unternehmen (B2B) und soll bereits ab 1. Januar 2025 gelten. Mit der Verpflichtung einher geht auch eine Neudefinition der elektronischen Rechnung. Eine per E-Mail versandte schlichte PDF-Rechnung, die viele Malerbetriebe heutzutage von ihren Lieferanten erhalten, gilt dann nicht mehr als elektronische Rechnung.
Noch ist das Wachstumschancengesetz ein Gesetzesentwurf. Doch die Weichen sind gestellt. Nach dem Kabinettsbeschluss im August, geht der Regierungsentwurf des Wachstumschancengesetzes jetzt in die Lesung mit dem Ziel noch in diesem Jahr von Bundestag und Bundesrat beschlossen zu werden. Malerbetriebe sollten darauf gut vorbereitet sein und wissen, was nach dem aktuellen Gesetzesentwurf auf sie zukommt. Nur so lassen sich, falls betrieblich erforderlich, noch rechtzeitig und geordnet die benötigten IT-Infrastrukturmaßnahmen umsetzen.
E-Rechnung wird neu definiert – C.A.T.S.-Anwender bestens vorbereitet
Mit der geplanten Neuregelung definiert der Gesetzgeber die „elektronische Rechnung“ neu. Eine E-Rechnung ist ab 2025 ausschließlich eine Rechnung, die der Europäischen Norm (EN) 16931 entspricht. Diese wird in einem einheitlich strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und ermöglicht eine elektronische Verarbeitung. Die in den aktuellen C.A.T.S.-Anwendungen verwendeten Formate ZUGFeRD 2.x und die XRechnung entsprechen bereits dieser Norm. C.A.T.S.-Anwender sind damit für das Zeitalter der E-Rechnung softwareseitig bestens vorbereitet.
Ab 1. Januar 2025 gilt für alle Unternehmer die Pflicht zur elektronischen Rechnungstellung. Der Gesetzesentwurf sieht jedoch Übergangsfristen für die Jahre 2025 bis 2027 vor, die den Betrieben eine geordnete Umsetzung der Verpflichtung ermöglichen soll.
Was ist als Rechnungsaussteller zu beachten?
Von der grundsätzlichen Verpflichtung ab 1. Januar 2025 an andere Unternehmen (B2B) nur noch Rechnungen elektronisch auszustellen, kann für den im Jahr 2025 ausgeführten Umsatz eine Übergangsfrist in Anspruch genommen werden. Danach kann für solche Umsätze befristet bis 31. Dezember 2025 statt einer E-Rechnung auch eine Rechnung auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format, das nicht dem neuen Format entspricht, zum Beispiel eine schlichte PDF-Datei, ausgestellt werden. Letzteres geht jedoch nur mit Zustimmung des Empfängers. Ein weiteres Jahr bis Ende 2026 können Unternehmen von dieser Übergangsregelung Gebrauch machen, die im vorangegangenen Kalenderjahr einen Gesamtumsatz von nicht mehr als 800.000 Euro hatten. Von der Pflicht zur Erstellung einer E-Rechnung sind Kleinbetragsrechnungen ausgenommen.
Was ist als Rechnungsempfänger zu beachten?
Während das leistende Unternehmen bei Bedarf für eine Übergangszeit noch auf andere Rechnungsformen als die E-Rechnung ausweichen darf, bleibt die Verpflichtung des Leistungsempfängers eine E-Rechnung entgegenzunehmen, erhalten. Es obliegt allein dem Rechnungsaussteller die vorgenannte Übergangsregelung in Anspruch zu nehmen. Nimmt also der leistende Unternehmer als Rechnungsaussteller die Übergangsregelung nicht in Anspruch und versendet ab 1. Januar 2025 E-Rechnungen, muss der Rechnungsempfänger in der Lage sein, diese Rechnungen in seinem System zu empfangen und zu verarbeiten. Es bedarf hierzu keiner Zustimmung des Rechnungsempfängers.
Konkret bedeutet dies: Entscheidet sich der Großhändler oder ein anderer Lieferant beispielsweise dazu, ab dem Jahr 2025 E-Rechnungen in dem gesetzlich geforderten, maschinenlesbaren Format zu versenden, muss der Malerbetrieb als Rechnungsempfänger dem nicht zustimmen. Er besitzt auch kein Widerspruchsrecht. Er muss dies akzeptieren und systemseitig darauf vorbereitet sein, um diese Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können.
Ausblick: Meldungen von Umsätzen in Echtzeit
Ab 1. Januar 2028 soll es dann aller Voraussicht nach zur Meldung von Umsätzen an Unternehmen (B2B) in Echtzeit an die Finanzbehörden kommen. Dies ist ein erklärtes Ziel auf EU-Ebene, um dem Umsatzsteuerbetrug europaweit den Kampf anzusagen. Ein bundeseinheitliches Meldesystem für nationale und innergemeinschaftliche B2B-Umsätze soll in Deutschland die geforderten Echtzeit-Umsätze ermöglichen. Die Einführung der obligatorischen Rechnung im B2B-Bereich ist daher als vorbereitende Maßnahme auf die Einführung des vorgenannten Meldesystems zu verstehen. Der obligatorische Rechnungsversand im B2B-Bereich ist Voraussetzung für eine Echtzeitmeldung der B2B-Umsätze über eine bundeseinheitliche Plattform an die Finanzverwaltung. Der gestaffelte Zeitplan hat den Zweck die Betriebe sowohl zeitlich als auch technisch nicht zu überfordern.

Kommentar von Thomas Scheld, Geschäftsführerder inhabergeführten C.A.T.S.-Soft GmbH mit langjähriger Erfahrung in der Beratung von Handwerksbetrieben
„Deutschland hinkt der Digitalisierung mal wieder hinterher und auch mit der jetzt angestrebten Pflicht zur E-Rechnung bleibt der große Wurf aus. Andere EU-Länder sind uns hier weit voraus. Als Vorreiter bei der E-Rechnung ist Italien zu nennen. Bereits seit 2019 müssen in Italien alle Rechnungen, und zwar egal, ob sich diese an Privatkunden, an Unternehmen oder an die öffentliche Hand richten, im maschinenlesbaren XML-Format, die sogenannte FatturaPA, ausgestellt und an eine zentrale Plattform der Regierung übermittelt werden. Für unsere C.A.T.S.-Kunden, die in Italien ansässig sind, erstellt die ERP-Lösung C.A.T.S.-WARICUM seitdem die Rechnung in dem geforderten E-Rechnungsformat und übermittelt diese an die Plattform der italienischen Finanzverwaltung. Dieses Vorgehen hat in Italien zur Entlastung der Betriebe beigetragen. Welche Rechnungsform in Deutschland erlaubt ist, wird künftig vom Kundentyp (B2G, B2B, B2C) abhängig sein. Dies verkompliziert für die Betriebe die bisher recht einfache Rechnungstellung. Echte Digitalisierung sieht anders aus.“
Fazit
An der elektronischen Rechnungstellung führt kein Weg mehr vorbei. Malerbetriebe, die bis dato noch keine E-Rechnungen im Format ZUGFeRD 2.x oder XRechnung ausstellen oder empfangen können, sollten das Jahr 2024 nutzen, um sich für die neue Ära der E-Rechnung im B2B-Bereich zu rüsten und nicht unter Zeitdruck zu geraten. Mit dem richtigen Softwareanbieter an ihrer Seite, sollte ihnen dies stressfrei gelingen. Voraussetzung ist allerdings, dass sich diese Betriebe frühzeitig kümmern und nicht warten, bis es kurz vor zwölf ist.