Die elektronische Rechnung: Was muß beachtet werden?

Die elektronische Rechnung und was der Maler hierbei beachten muß.Zu einer effizienten Unternehmensführung gehört auch die Frage nach Potentialen zur Kosteneinsparung. Im Zeitalter der Informationstechnologie erhoffen sich manche Malerbetriebe durch  die Art der Rechnungsübermittlung entsprechende Einsparpotentiale. Zwar sind Papier- und Portokosten im Malerbetrieb keine großen Kostenblöcke, aber bekanntlich macht ja auch Kleinvieh Mist.   

Aber Vorsicht: Die Rechnungsstellung sollte nicht ausschließlich durch die Porto-Brille betrachtet werden, auch Marketinggesichtspunkte sollten bei der Abwägung eine Rolle spielen. Elektronische Post wirkt immer unpersönlich und sollte daher ebenso wie elektronische Angebote im Privatkundenbereich wohl überlegt sein. Wer bislang seine Angebote auf dem Postweg versendet oder vielleicht sogar persönlich überbringt, sollte diesen Weg auch bei der Rechnung beibehalten. In diesen Fällen könnte eine eRechnung beim Kunden auf Unverständnis stoßen. Wird allerdings mit den Kunden oder Architekten grundsätzlich nur per eMail, also auf elektronischem Weg, kommuniziert, so spricht grundsätzlich nichts dagegen – das Einverständnis des Kunden vorausgesetzt – auch die Rechnung entsprechend zu übermitteln.   
 
Wer seine Rechnungen elektronisch übermitteln will, der hat Grund zur Freude. Seit 01.07.2011 werden an elektronische Rechnungen, die zum Vorsteuerabzug genutzt werden, geringere Anforderungen als zuvor gestellt. Bis zu diesem Zeitpunkt war entweder eine qualifizierte elektronische Signatur oder das sog. EDI-Verfahren zwingend erforderlich. Heutzutage werden Papier- und elektronische Rechnungen umsatzsteuerlich gleich behandelt. Das bedeutet, daß elektronische Rechnungen, die zum Beispiel per eMail  im PDF- oder Word-Format übermittelt werden, jetzt auch ohne Signatur zum Vorsteuerabzug berechtigen. 
 
Aber Achtung: Zur Sicherstellung einer effektiven Umsatzsteuerkontrolle darf die Finanzverwaltung  auf Verlangen auch Einsicht in die gespeicherten Daten erhalten, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt wurden. Das Bundesfinanzministerium verweist ausdrücklich darauf, daß es nicht ausreiche, wenn der Unternehmer nur entsprechende Papierausdrucke aus dem Datenverarbeitungssystem bereitstelle. 
 
Seiner steuerlichen Aufbewahrungspflicht kommt ein Unternehmer also nur nach, wenn er die elektronischen Rechnungen in dem elektronischen Format der Ausstellung bzw. des Empfangs aufbewahrt und gewährleistet, daß während der Dauer der Aufbewahrungsfrist diese Rechnungen auch jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sind. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt derzeit 10 Jahre (§14b UStG).
 
Da viele Maler- und Stuckateure insbesondere im Privatkundensegment tätig sind, wird sicherlich auf absehbare Zeit die elektronische Rechnungsstellung eine eher untergeordnete Rolle spielen. Allerdings gelten die dargestellten Rechnungsanforderungen auch für Rechnungen, die der Maler und Stuckateur von seinen Lieferanten bekommt. Und gerade im Internet-Zeitalter werden diese immer häufiger in elektronischer Form gestellt werden. Hier gilt es den Vorsteuerabzug nicht zu gefährden. Deshalb sollten Unternehmer, die Rechnungen elektronisch empfangen oder versenden möchten, vorab die konkrete Vorgehensweise mit ihrem Steuerberater abstimmen. 
 
Zum Thema „Vorsteuerabzug“ empfehlen wir den auf Malerblog.net erschienen Beitrag „Bei der Umsatzsteuer kennt das Finanzamt kein Pardon“.