E-Rechnung im Handwerk: Viel zusätzlicher Aufwand, kaum spürbare Entlastung

Seit Anfang 2025 müssen Betriebe elektronische Rechnungen – kurz E-Rechnungen – empfangen können. Die Ausstellung bleibt zwar noch bis Ende 2026 freiwillig, doch bereits ab dem 1. Januar 2027 endet diese Freiwilligkeit für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mindestens 800.000 Euro. Ab 2028 wird die E-Rechnung im geschäftlichen Verkehr (B2B) dann für alle Unternehmen verpflichtend.

Doch wie gut ist das Handwerk auf diesen Schritt vorbereitet? Eine aktuelle Umfrage des Zentralverbands des Deutschen Handwerks (ZDH) unter knapp 2.000 Handwerksbetrieben zeigt: Die praktische Umsetzung bleibt bislang deutlich hinter den Erwartungen zurück.

„Die E-Rechnung ist in den Betrieben noch nicht dort angekommen, wo sie politisch bereits verortet wird. Statt spürbarer Entlastung erleben viele Handwerksbetriebe aktuell vor allem mehr Aufwand, zusätzliche Kosten und technische Hemmnisse“, erklärt Holger Schwannecke, Generalsekretär des ZDH. Gerade kleine und mittlere Betriebe stoßen bei der Umsetzung an ihre Grenzen – nicht aus mangelnder Bereitschaft, sondern wegen technischer Hürden, auf die sie kaum Einfluss haben, teilt der ZDH mit.

Doppelstrukturen statt Effizienz

Das Dilemma zeigt sich bereits bei den Eingangsrechnungen: Nur etwa die Hälfte der Rechnungen erhalten die befragten Betriebe tatsächlich als E-Rechnung. Gleichzeitig stellt bislang erst rund ein Drittel der Unternehmen selbst E-Rechnungen aus. Die Folge sind parallele Abläufe mit digitalen und klassischen Formaten – und damit doppelte Prozesse.

Entsprechend hoch ist der wahrgenommene Mehraufwand: Fast die Hälfte der Betriebe (47,4 Prozent) empfindet Empfang und Weiterverarbeitung von E-Rechnungen als aufwendiger als bei herkömmlichen PDF-Rechnungen. Der erhoffte Nutzen bleibt für viele daher bislang gering.

Als Ursachen nennen die Betriebe unter anderem nicht validierbare Eingangsrechnungen, Probleme beim Auslesen von Rechnungsdaten, Abweichungen zwischen Datensatz und PDF-Darstellung bei hybriden Rechnungen sowie zusätzliche finanzielle Belastungen.

ZDH warnt vor überstürzter Scharfstellung

Vor diesem Hintergrund mahnt der ZDH mehr Augenmaß bei der weiteren Einführung der E-Rechnungspflicht an.

„Ohne einheitliche Vorgaben für die Nutzung der E-Rechnungsfelder, ein allgemeingültiges staatliches Validierungstool und gezielte Unterstützung wird die E-Rechnung ihr eigentliches Potenzial – nämlich effizientere und automatisierte Prozesse – kurzfristig nicht entfalten können“, betont Schwannecke.

Besonders kritisch sieht der Verband die Umsetzungsfristen.  

„Eine überstürzte Scharfstellung der vollständigen E-Rechnungspflicht, für die nach EU-Vorgaben noch Zeit bis 2030 bleibt, ist die schlechteste aller Lösungen, weil auch die technischen Vorgaben der EU noch gar nicht vollständig vorliegen”, so Schwannecke.

Der ZDH fordert daher von der Politik klarere technische Standards und eine stärkere Unterstützung der Betriebe bei der Umsetzung. Dass viele Unternehmen noch Zeit benötigen, zeigt auch die Umfrage: Knapp die Hälfte der Betriebe, die bislang keine E-Rechnungen ausstellen, plant die Einführung erst für das zweite Halbjahr 2027. Zwar wird die E-Rechnung grundsätzlich als wichtiger Digitalisierungsschritt gesehen – aktuell wird diese von vielen Betrieben aber noch als zusätzliche Belastung wahrgenommen.

Deutscher Steuerberaterverband unterstützt ZDH-Forderung

Auch der Deutsche Steuerberaterverband e.V. wertet die Umfrageergebnisse als wichtiges Stimmungsbild zur Akzeptanz der E-Rechnung. Nach Einschätzung des Verbandes dürften sich die Erkenntnisse auch auf kleine und mittlere Unternehmen anderer Branchen übertragen lassen. Insbesondere die Forderungen des ZDH nach praxistauglichen, rechtssicheren Lösungen sowie klaren und einheitlichen Standards unterstützt der Steuerberaterverband ausdrücklich. Darauf weist der Verband in einem Beitrag auf der Plattform LinkedIn hin.