Nicht immer bleibt Zeit, sich auf den Tod vorzubereiten und den Nachlass geordnet zu regeln. Unfälle, die niemand vorhersehen kann, reißen uns jäh aus dem Leben, keine Ankündigung, nichts. Wir waren einfach zur falschen Zeit am falschen Ort. Für die Hinterbliebenen und Familienangehörigen ist dies ein Schock. Niemand ist auf eine solche Situation vorbereitet.
Was im privaten Bereich oft noch irgendwie mit vereinten Kräften gestemmt wird, kann vor allem für ein Einzelunternehmen oder ein inhabergeführtes Familienunternehmen existenzbedrohend sein. Nicht zu vergessen, dass ein Unternehmer zudem eine besondere Verantwortung gegenüber seiner Familie sowie seinen Mitarbeitern und Kunden hat. Dieser Verantwortung kann er nur gerecht werden, wenn er sich frühzeitig mit den Themen Krankheit und Tod auseinandersetzt und vorsorgt. Mit Vollmachten, die über den Tod hinaus wirksam sind oder erst mit Eintritt des Todes wirksam werden, lässt sich ein existenzgefährdender Stillstand des Unternehmens verhindern. Zwar treten mit Todeseintritt der oder die Erben an die Stelle des Unternehmers. Bis zur Erteilung eines Erbscheins als Legitimationsnachweis können aber Wochen vergehen. Die Handlungsfähigkeit muss auch in der Zwischenzeit gewährleistet sein. Der Gang zu einem Notar, um sich umfassend beraten zu lassen und den Fortbestand des Unternehmens abzusichern, sollte daher für jeden Unternehmer zu Lebzeiten ein Pflichttermin sein.
Aber es gibt noch mehr zu beachten.
Alles Wichtige, das private und berufliche Leben betreffend, war früher in Aktenordnern fein säuberlich abgelegt. So konnte sich im Notfall jeder Dritte schnell einen Überblick über Versicherungsverträge, Konten, Sparverträge und vieles mehr verschaffen. Heutzutage läuft vieles nicht mehr in Papierform, sondern digital. Für die Erben oder die bevollmächtigte Vertrauensperson beginnt dann häufig eine aufwändige Suche: Welche Internetdienste werden genutzt? Welche Accounts existieren? Wie lauten Benutzername, Passwörter oder PINs?
Im digitalen Zeitalter sind nicht nur Social-Media-Kanäle wie Facebook, Twitter & Co oder Business-Netzwerke wie Xing für viele Unternehmer eine Selbstverständlichkeit. Für die tägliche Arbeit noch wichtiger ist der Zugriff auf Mail-Accounts, in der Cloud abgelegte Daten, Online-Konten, Unternehmenssoftware oder den Firmenserver. Nimmt der Chef die Zugangsdaten mit ins Grab, kann dies den Supergau für den Betrieb bedeuten. Aber auch in Chat-Accounts, Messaging-Diensten und Sozialen Netzwerken sind Daten gespeichert, die nach dem Tod des Users beim jeweiligen Anbieter verbleiben. Hier sollte der Unternehmer festlegen, was nach seinem Tod mit dem/den Account/s passieren soll. Auch dies kann per Vollmacht erledigt werden.
Nehmen Sie sich doch einmal zwei Minuten Zeit und denken Sie über die folgenden Fragen nach:
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Der Kurz-Check |
Das ist nur eine kleine Auswahl an Fragen und keinesfalls abschließend zu verstehen. Sie zeigen, dass wir heutzutage in vielen Arbeitsbereichen tagtäglich mit PINs und Passwörtern konfrontiert sind. Oft ist uns dies in „Fleisch und Blut“ übergegangen und es wird gar nicht mehr bewusst zur Kenntnis genommen. Stehen diese Informationen aber nicht im rechten Augenblick zur Verfügung, dann steht der Betrieb still. Schon zu Lebzeiten sollte eine Lösung für diese Problemstellung gefunden werden.
Was sich leicht anhört, gestaltet sich in der Praxis schon schwieriger. Das Stichwort lautet „Passwortschutz“. Sinn und Zweck eines Passwortes ist es, eben nicht für einen Dritten verfügbar zu sein. Denn nur ein gutes Passwort gewährleistet Datenschutz. Wie lässt sich dieses Problem also lösen?
Passwörter können mit sogenannten Passwort-Managern verwaltet werden. Die für den Zugang erforderlichen Zugangscodes wie Masterpassword kann beim Notar hinterlegt und entsprechend der Vollmacht im Falle des Todeseintritts an den Bevollmächtigten herausgegeben werden. Die auf dem Markt angebotenen Passwort-Manager unterscheiden sich stark voneinander. Bei der Auswahl sollte ein scharfes Augenmerk auf die angebotene Datensicherheit gelegt und eine individuelle Nutzen- und Risikoabwägung durchgeführt werden.
Als Alternative könnte auch eine Passwortliste angefertigt werden, die über PINs und Passwörter Auskunft gibt. Eine solche Vorgehensweise empfiehlt die Verbraucherzentrale, wobei ausdrücklich zu Recht darauf verwiesen wird, die Liste unbedingt verschlüsselt an einem sicheren Ort abzulegen. Eine Möglichkeit könnte ein durch ein Masterpasswort gesicherter USB-Stick sein, der beispielsweise in einem Bankschließfach sicher verwahrt wird. Das Masterpasswort könnte auch in diesem Fall dem Notar zur Verwahrung gegeben und von diesem an den Bevollmächtigten zu gegebener Zeit herausgegeben werden.
Schnell wird klar, dass ein sorgsamer Umgang mit Passwörtern zu Lebzeiten und für die Zeit darüber hinaus oberste Priorität hat. Daher sollte über die Art und Weise wie der Passwort-Nachlass gestaltet wird, gut überlegt und unter angemessenen Sicherheitsmaßnahmen umgesetzt werden.
Die Frage um digitale Zugangs- und Zugriffsberechtigungen stellt sich im Übrigen nicht nur beim Tod des Unternehmers. Fällt der Unternehmer unfall- oder krankheitsbedingt plötzlich aus, sollte ebenfalls der Zugang zumindest für alle unternehmensrelevanten Onlinedienste sichergestellt sein, um die betriebliche Handlungsfähigkeit bis zur Genesung des Betriebsinhabers zu erhalten.
Weitere Infos finden Sie hier:
Die Verbraucherzentrale hat eine Muster-Liste über den digitalen Nachlass herausgegeben, die hier abgerufen werden kann: Muster-Liste (PDF, 100 KB)
Mehr zu Passwortmanagern erfahren Sie auf den Seiten des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI): Wie Passwort-Manager Daten schützen