8 Grundregeln für das Schreiben von geschäftlichen E-Mails

8 Tipps für das Schreiben von geschäftlichen E-MailsE-Mails sind aus dem Alltag eines Maler- und Stuckateurbetriebs nicht mehr wegzudenken. Eingehende Anfragen werden per E-Mail beantwortet, Angebote schnell per E-Mail verschickt und auch so manche Rechnung findet ihren Weg per E-Mail zum Auftraggeber. Und dann kommt noch der ganz normale Schriftverkehr mit Architekten, Bauherrn oder Kollegen dazu. Wo früher noch schnell zum Hörer gegriffen wurde, um einen Termin abzustimmen, wird heute eine E-Mail abgesetzt.

Wer geschäftlich E-Mails versendet, muß aber nicht nur einige gesetzliche Vorgaben beachten, sondern sollte auch einige Grundsätze beherzigen, die von seinem Kunden erwartet werden.

1. Betreff klar formulieren
Die meisten Menschen werden mit E-Mails geradezu überschüttet. Da wird nicht jede Mail gelesen. Damit die E-Mail also nicht sofort im Papierkorb landet, sollte aus der Betreffzeile bereits kurz und knapp hervorgehen, um was es in der Mail geht. Übrigens reagieren auch Spamfilter oft empfindlich, wenn die Betreffzeile keine Angaben enthält. Wenn möglich, sollten nicht mehr als sieben bis acht Worte benutzt werden. Versendet ein Maler ein Angebot, so könnte der Betreff beispielsweise wie folgt formuliert werden: „Ihr persönliches Angebot für die Küchenrenovierung“.

2. Persönliche Anrede unverzichtbar
Im privaten Bereich wird beim Abfassen einer E-Mail ein eher lockerer Ton gepflegt und auch gerne auf die persönliche Anrede verzichtet. Wer geschäftliche E-Mails abfaßt, sollte allerdings weiterhin auf einen gewissen Form- und Schreibstil achten. Dazu gehört zwingend auch die persönliche Anrede. Wie bei der Briefpost sollte auch hier nach Möglichkeit der Empfänger mit Namen „Sehr geehrter Herr Müller!“ angesprochen werden.

3. Form und Rechtschreibung beachten
Ein absolutes No-Go ist im geschäftlichen Bereich die Verwendung von Smileys, um eine bestimmte Gefühlssituation wie Empörung oder Freude zu symbolisieren. Sie werden in privaten E-Mails gerne genutzt, haben im Geschäftsverkehr aber nichts zu suchen. Klassische Höflichkeitsformen sollten auch bei der Wortwahl eingehalten werden. Ein seriöser und gepflegter Ton ist Pflicht. Der Kunde ist ja schließlich nicht der nette Kumpel von nebenan, mit dem man sich mal schnell auf ein Bier verabredet.Von den Kunden ebenfalls nicht gerne gesehen sind Rechtschreibfehler. Sie hinterlassen einen unprofessionellen Eindruck und sollten tunlichst vermieden werden. Rechtschreib- und Korrekturhilfen des E-Mail-Programms schaffen schnell Abhilfe.

4. Grußformel nicht vergessen
Ohne Grußzeile geht nichts. Natürlich endet auch eine E-Mail mit einer netten Grußformel. Nichts verkehrt macht man, wenn die E-Mail mit der üblichen bereits aus der Briefpost bekannten Zeile „Mit freundlichen Grüßen“ endet. Wer der Grußformel einen persönlichen Touch geben möchte, kann dies gerne tun. Für Malerbetriebe bieten sich Wortspiele an wie „Mit farbigen Grüßen“ oder „Farbenfrohe Grüße aus Gladenbach“. Oder es wird ein persönlicher Bezug zum Empfänger und dessen Wohnort eingebaut wie „Farbige Grüße nach Lauterbach“. So erhält eine E-Mail eine persönliche Note.

5. Signatur nicht vergessen
Unter jede geschäftliche E-Mail gehört zwingend eine Signatur. Die E-Mail-Signatur ist das Pendant zum klassischen Briefkopf und muß bei jedem geschäftlichen Kontakt genutzt werden. Das schreibt das Gesetz so vor. Geschäftsbriefe haben nämlich bestimmte Pflichtangaben zu enthalten. Und ob der Geschäftsbrief auf Papier oder als E-Mail abgefaßt ist, ist dabei völlig egal.

Je nach Rechtsform des Unternehmens sind die geforderten Angaben unterschiedlich ausgestaltet. Welche Angaben zwingend in einem Geschäftsbrief gemacht werden müssen, wird beispielsweise für den Einzelkaufmann in §37a HGB, für die offene Handelsgesellschaft (OHG) in §125a HGB, für die Kommanditgesellschaft (KG) in §§177, 125a HGB und für die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) in §35a GmbHG geregelt.

Wie bei Geschäftsbriefen in Papierform empfiehlt es sich in der Signatur die gesetzlich geforderten Angaben um die Kontaktdaten Telefon- und Telefaxnummer, E-Mail, die Website-Adresse und Steuer- bzw. Umsatzsteueridentifikationsnummer zu ergänzen.

Die E-Mail-Signatur einer GmbH könnte beispielsweise wie folgt aussehen:
Musterfrau GmbH
Musterstraße 1
23456 Musterstadt
Tel.: 01234/4567-0
Fax: 01234/4567-80
info(at)musterfrau-gmbh.de
www.musterfrau-gmbh.de
Geschäftsführer: Max Musterfrau
Registergericht Musterstadt, HRB 9876
USt.-IdNr.: DE 123456789

Bei den heutigen E-Mail-Programmen (z.B. Microsoft Outlook®) bedarf es in der Regel nur einer einmaligen Hinterlegung der Signatur. Diese wird dann automatisch bei jeder ausgehenden E-Mail ausgegeben. Das spart Zeit und vermeidet Fehler.

6. Lesbares Schriftbild nutzen
Wichtig ist: Der Text muß gut lesbar sein. Daher sollte man wie bei einem gewöhnlichen Brief Groß- und Kleinschreibung wählen und mit der Hervorhebung einzelner Wörter oder gar Sätze durch Farbe, Unterstreichungen, Fett- oder Kursivschrift vorsichtig umgehen. Der Text wirkt schnell überladen und der Lesefluß wird gebremst. Bei der Schriftart gibt es zahlreiche Möglichkeiten. Die klassischen Schriftarten wie Times New Roman, Arial oder Calibri werden der guten Lesbarkeit wegen immer noch bevorzugt genommen. Letztendlich ist die Schriftart aber eine Frage des Geschmacks. Um das Schriftbild für den Leser optimal zu gestalten, sollte jedoch darauf geachtet werden, daß Schriftart, Schriftgröße und Zeilenabstand zueinander passen. 

7. Schnelligkeit ist Trumpf
Noch ein Wort zur Bearbeitungszeit von eingehenden E-Mail-Anfragen. Wer eine Anfrage mit relevantem Inhalt erhält, sollte sich bemühen, dem Absender kurzfristig, wenn möglich binnen 24 Stunden eine Antwort zukommen zu lassen, sonst hat vielleicht der Mitbewerber die Nase vorn. Wer oft auf Baustellen unterwegs ist oder Betriebsferien macht, sollte einen Autoresponder nutzen, um den Kunden über die Abwesenheit in Kenntnis zu setzen. So weiß der Kunde Bescheid und wartet nicht auf eine kurzfristige Rückmeldung.

8. An den Richtigen versenden
Nichts ist peinlicher als eine E-Mail an den falschen Empfänger zu senden. Wird versehentlich dem Kunden Müller das Angebot für Kunde Maier gesendet und kennen sich beide auch noch, werden die Kunden sicherlich nicht sehr erfreut sein, ganz abgesehen davon hinterläßt diese Arbeitsweise beim Kunden auch einen unprofessionellen Eindruck. Daher lautet die Empfehlung: Vor dem Versenden unbedingt nochmal einen Empfänger-Check machen!

Obacht geben muß auch, wer an eine größere Anzahl von Kunden eine E-Mail versenden will. Soll beispielsweise ein Firmen-Newsletters an alle Kunden versendet werden, so muß auch der richtige Verteiler (BCC statt AN) gewählt werden. Ansonsten kann man schnell Ärger bekommen wie der folgende Malerblog-Beitrag zeigt: Bußgeld vermeiden. eMails richtig schreiben: „BCC“ statt „AN“ verwenden!