Hart zu arbeiten, ist für Maler und Stuckateure normal. Das gilt für die Baustelle wie fürs Büro. Vor allem jetzt in der kalten, regnerischen Jahreszeit werden viele, die im Büro arbeiten, von ihren Baustellenkollegen beneidet. Hier ist es zwar trocken und warm, aber es wird auch hart gearbeitet und nicht nur Kaffee getrunken und geschnackt. Die Liste, der zu erledigenden Aufgaben ist lang und daher nicht immer alles pünktlich zu erledigen. Häufig kommt hinzu, dass Dinge, die nicht unbedingt als allerliebste Arbeiten gelten, aufgeschoben werden. Prokrastinieren, nennt man das im Fachjargon. Als Aufschieberitis kennen es die meisten.
Es ist in der Regel nicht das Büropersonal, sondern der Chef selbst, der Dinge gerne mal „aufschiebt“. Das ist allerdings auf Dauer mehr als schlecht. Denn oft sind es die wichtigen Dinge, die das Unternehmen voranbringen, die liegen bleiben. Sind von der Aufschieberitis beispielsweise Rechnungen, Angebote oder Aufmaße betroffen, bleibt auch „Geld liegen“. Aufschieberitis ist also nicht zielführend, sondern schädigend.
Doch wie lässt sich Aufschieberitis besiegen und aus der Zeit, die einem zur Verfügung steht, mehr rausholen? Hierzu bedarf es eines Plans.
Die richtigen Prioritäten setzen
Ein Tag hat 24 Stunden – das ist für alle gleich. Also hat jeder Mensch genau diese 24 Stunden zur Verfügung. Wie er sie nutzt, hängt einzig allein von ihm selbst ab. Nutzt jemand den größten Anteil dafür nur die Arbeiten zu erledigen, die gerade mal so anfallen oder die, die am meisten Spaß machen, bleibt zwangsläufig irgendetwas auf der Strecke. Daher macht es Sinn, alle anfallenden Aufgaben nach Prioritäten aufzugliedern.
Tagesplanung machen – Aufgaben gliedern
Bevor Aufgaben gegliedert werden können, muss natürlich klar sein, was genau für den Tag anliegt. Daher macht es Sinn eine Tagesplanung zu etablieren. Hier sollte man sich darüber im Klaren sein, was genau ansteht, was wieviel Zeit in Anspruch nehmen wird und von wem erledigt werden kann. Es ist zudem wichtig, dass man den Tag nicht komplett verplant und sich damit noch zusätzlich überlastet. Weniger ist mehr, dafür aber gründlich.
Unterschiedliche Aufgaben haben im Übrigen eine unterschiedliche Gewichtung bzw. Wichtigkeit. Wer sich danach richtet, hat es meist leichter eine gute Struktur zu etablieren. Beschäftigen wir uns im Folgenden mit einer Prioritätensetzung für Aufgaben, die für den Chef bzw. vom Chef für sich selbst geplant werden. Natürlich lassen sich diese Ausführungen auch auf andere im Büro Beschäftigten und ihren Aufgabenbereichen entsprechend übertragen.
Aufgaben mit A- Priorität
Unter dieser Klassifizierung werden Aufgaben verstanden, die sehr wichtig und zudem termingebunden sind. Sie sind zudem absolut entscheidend zum Erreichen der Unternehmensziele und können zumindest in kleineren Handwerksbetrieben ausschließlich vom Chef selbst erledigt werden wie beispielsweise die Wahrnehmung einer Baubesprechung mit dem Bauleiter, dem Bauherrn und anderen Gewerken oder die Präsentation verschiedener Gestaltungs- und Farbvorschläge im Rahmen eines vereinbarten Kundentermins im eigenen Showroom. Diese Aufgaben haben zu diesem Zeitpunkt natürlich die höchste Priorität. Sie können weder aufgeschoben noch später erledigt werden. Das Setzen einer hohen Prioritätsstufe signalisiert, dass man sich als erstes nur auf diese Arbeiten konzentrieren und ihrer Erledigung alles unterordnen muss.
Aufgaben mit B- Priorität
In die nächste Kategorie von mittlerer Wichtigkeit fallen wichtige Aufgaben, die ebenfalls nur vom Chef erledigt werden können, die aber nicht oder bisher noch nicht terminiert sind. Diese könnten theoretisch also auch später erledigt werden, da sie eine nicht ganz so hohe Dringlichkeit haben. Ein Beispiel wäre hier das Schreiben eines Angebotes, auf das der Kunde bereits sehnlichst wartet und was ihm zugesagt wurde. Auch die fixe Vereinbarung eines Kundentermins, der bereits grob avisiert, aber noch nicht vereinbart wurde, fällt unter diese Kategorie. Die Erledigung einer solchen Aufgabe von mittlerer Dringlich- und Wichtigkeit bringen den Betrieb voran, daher empfiehlt sich eine zeitnahe Bearbeitung. Solche Aufgaben dürfen daher nicht auf die lange Bank geschoben werden.
Aufgaben mit C- Priorität
Die Aufgaben in der Kategorie „niedrige Priorität“ sind in der Regel die größten Zeitfresser. Sie können und dürfen, wenn personell möglich, durchaus auch mal an Dritte delegiert werden. Generell dürfen Chefs lernen, Aufgaben abzugeben und sie an fähige Mitarbeiter zu delegieren. Das Lager kann beispielsweise auch von jemand anderem aufgeräumt werden. Das muss nicht der Chef nach Feierabend machen. Oft müssen sich Chefs nur trauen, Aufgaben abzugeben. Aufgaben von „niedriger Priorität“ eignen sich hervorragend, um das zu lernen. Wer sich als Chef traut und Aufgaben abgibt, merkt oft, dass seine Mitarbeiter fähiger sind, als er dachte und so übernehmen sie sukzessive mehr und mehr Aufgaben, die zuvor am Chef hängen blieben.
Tipp 1: Unliebsame Dinge abarbeiten
Es ist sicher jedem klar, dass es durchaus Aufgaben gibt, die nicht gerne erledigt werden und deren Erledigung daher oft vertagt wird. Das ist keine gute Strategie und der Chef zudem ein schlechtes Vorbild. Unangenehme Pflichtaufgaben sollten nicht vor sich hergeschoben werden. Wer sie schnell erledigt, hat sie hinter sich gebracht und hat den Kopf frei, um sich anderen, wichtigen Dingen zu widmen. Zudem wird sich die Laune erheblich bessern, wenn die nach eigenem Empfinden „blöden Brocken“ getan sind.
Tipp 2: Priorisierte Chefauszeit
Der Chef als Unternehmer muss seinen Betrieb am Laufen halten und in die Zukunft führen. Dafür braucht er einen klaren Kopf und kreative Ideen. Im Tagesgeschäft ist dafür oft keine Zeit. Daher macht es Sinn, sich einmal ganz bewusst aus dem Tagesgeschäft rauszuziehen und hierfür auch explizit Zeit einzuplanen, in der man sich strategischen Zielen widmet und einen Plan für zukünftige Ziele aufstellt. Solche Zeiten sitzen stets auf „Priorität hoch“!
Fazit
Ein Tagesplan mit priorisierten Arbeitsaufgaben ist wahrlich die Königsdisziplin in Sachen Zeitmanagement und Selbstorganisation. Wer dies beherrscht, wird wesentlich stressfreier seinen Arbeitsalltag bewältigen. Moderne, digitale Tools unterstützen dabei, Aufgaben optimal zu organisieren und stets im Blick zu haben. So wird das Aufgabenmanagement im Büro schnell zur Routine.