Zeitfresser abstellen – Stress reduzieren

Zeitmanagement: Zeitfresser abstellen – Stress reduzierenEs ist Herbst. Da geht es in Malerbetrieben hoch her. Außenbaustellen müssen vor den kalten Herbststürmen und dem Wintereinbruch abgewickelt werden und das Jahresende kommt mit großen Schritten auf uns zu. Das bedeutet für Malerunternehmer jede Menge Arbeit und Stress. Gefühlt hat der Tag zu wenige Stunden. Es scheint oft nicht möglich, die Zeit so effektiv zu nutzen, um alle anfallenden Arbeiten zu erledigen. Frustration macht sich breit, schlechte Laune und keine Besserung scheint in Sicht. Wer Stress reduzieren will, benötigt ein effizientes Zeit- und Selbstmanagement. Keine leichte Aufgabe, aber durchaus machbar.

Stress ist oft hausgemacht
Irgendwas kommt meist dazwischen. Oder warum sonst schaffen es viele Betriebe nicht, endlich die Schlussrechnung für eine längst abgeschlossene Arbeit zu schreiben? Viele Malerunternehmer scheuen den mit einer Schlussrechnung verbundenen zeitlichen Aufwand und schieben Schlussrechnungen gerne vor sich her. Zur Gewissensberuhigung wird gerne darauf verwiesen, dass durch die gezahlten Abschläge ohnehin nur noch die letzten zehn Prozent der Auftragssumme in Rechnung gestellt werden können. Das hört sich nach nicht viel an. Allerdings gibt es hier zwei Dinge zu bedenken: 1) Wie groß ist die Gewinnspanne? In vielen Fällen dürfte sie weit darunter liegen. Wer also nicht zügig seine Schlussrechnung schreibt, verschenkt Geld und damit Liquidität. Mangelnde Liquidität ist ein nicht zu unterschätzender Stressfaktor. 2) Erst mit der Schlussrechnung ist der Auftrag endgültig abgeschlossen. Und das heißt: Der Kopf ist jetzt frei für neue Aufgaben und Projekte. Das reduziert den Stress enorm.

An der Schlussrechnung beispielhaft skizziert, zeigt sich, dass Stress vielfach hausgemacht ist. Wer das für sich erkennt, ist auf einem guten Weg, die richtigen Prioritäten zu setzen und stressfreier durchs Leben zu gehen.

Spaßfaktor spielt keine Rolle
Menschen erledigen in der Regel die Arbeiten zuerst, die mehr Spaß machen als andere. Das machen auch viele Unternehmer ebenso. Warum denn eine Schlussrechnung schreiben, wenn es Aufgaben zu erledigen gibt, die man lieber erledigen möchte. Da kommt ein Kundentermin gerade recht oder der Besuch auf einer Baustelle, um  nach dem Rechten zu sehen. Kein Zweifel: Es gibt immer irgendetwas zu tun, das mehr Spaß macht. Wer stressfreier durchs Leben gehen will, muss aber anders denken lernen. Er muss lernen, Prioritäten zu setzen. Und da ist leider nicht der Spaßfaktor ausschlaggebend, sondern die Wichtigkeit einer Aufgabe für das Unternehmen.

Wichtigkeit ausschlaggebend
Genau darum geht es. Prioritäten setzen heißt, wichtige von unwichtigen Aufgaben zu unterscheiden. Hier sollte auf bewährte Methoden zurückgegriffen werden. Nach der Eisenhower-Methode werden Aufgaben in Kategorien eingeteilt. Insgesamt werden vier Aufgabentypen unterschieden:

  1. Wichtig und dringend: Solche Aufgaben müssen sofort erledigt werden. Sie dürfen nicht aufgeschoben werden.
  2. Wichtig, aber nicht dringend: Diese Aufgaben sollten terminiert werden, damit deren Erledigung nicht vergessen wird.
  3. Nicht wichtig, aber dringend: Nicht wichtige Aufgaben sind keine Chefsache! Sie sind an Mitarbeiter zu delegieren. Ist das Ergebnis für den Chef von Interesse, sollte er sich von dem Mitarbeiter berichten lassen.
  4. Weder wichtig, noch dringend: Mit solchen Aufgaben sollte sich weder der Chef belasten noch Mitarbeiterkapazitäten binden. Die Zeit, die einem zur Verfügung steht, gilt es effizient und konzentriert zu nutzen und sie nicht mit unwichtigen Dingen zu vergeuden. Diese Aufgaben sind es nicht wert, dass man sich überhaupt mit ihnen beschäftigt. Solche Aufgaben gehören daher in den Papierkorb.

Der Chef hat sich ausschließlich, um wichtige Aufgaben zu kümmern und diese je nach Dringlichkeit abzuarbeiten. Er muss lernen, wichtige von unwichtigen Aufgaben zu unterscheiden. Gelingt ihm das, ist er auf dem besten Weg in einen stressfreieren Arbeitsalltag.

Positiv denken – carpe diem
Aber auch die innere Einstellung spielt eine nicht unwesentliche Rolle bei der Stressvermeidung. „Ich habe so viel zu tun, das kann ich niemals schaffen“. Wer schon mit diesen negativen Gedanken in den Tag startet, lässt sich vom Stress leiten. Wer hingegen positiv ans Werk geht, mit positiven Gedanken und dem Vorsatz: „Heute ist ein neuer Tag, ich kann viel bewegen und diesen sinnvoll nutzen“, geht ganz anders an eine Sache heran und konditioniert seine Gedanken positiv. Negativer Stress bleibt außen vor. Kommt im Tagesablauf das Gefühl auf, es wird zu viel und ist zu stressig, dann ist es an der Zeit, sich selbst ein bisschen Zeit zu gönnen und durchzuatmen. Einfach das machen, was einem gut tut. Das kann ein Cappuccino beim Italiener um die Ecke sein oder ein kleiner Spaziergang. Wer einmal inne hält und über seine eigene Zeit nachdenkt, wie er sie nutzen will und kann, hat den ersten Schritt in die richtige Richtung schon getan und die Chance ergriffen, sein Zeitmanagement zu verbessern.