Zu Beginn des Jahres werden im Betrieb wichtige Entscheidungen für die kommenden Monate getroffen. Neben Auftragslage und Investitionen gehören auch die Personalkosten auf den Prüfstand. Gerade krankheitsbedingte Ausfälle stellen kleine Betriebe vor Herausforderungen: Fehlt ein Mitarbeiter, fehlt nicht nur die Arbeitskraft – auch die gesetzlich vorgeschriebene Lohnfortzahlung belastet die Kasse.
Pflichtversicherung für kleinere Betriebe
Unternehmen mit regelmäßig bis zu 30 Beschäftigten sind nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) verpflichtet, am Umlageverfahren U1 teilzunehmen. Diese Entgeltfortzahlungsversicherung soll verhindern, dass Krankheitsfälle kleine Betriebe finanziell überfordern. Die Arbeitgeber zahlen monatlich einen Umlagebeitrag an die Krankenkasse des Mitarbeiters. Im Gegenzug erstattet die Kasse im Krankheitsfall – auf Antrag – einen Teil der fortgezahlten Löhne.
Erstattungssätze vergleichen lohnt sich
Die Höhe von Umlage- und Erstattungssätzen variiert je nach Krankenkasse. Meist stehen drei bis vier Modelle zur Auswahl. Wird keine Wahl getroffen, gilt automatisch der Regelsatz. Je nach Tarif erstattet die Krankenkasse zwischen 40 und 80 Prozent der Lohnfortzahlung – gekoppelt an die Höhe des Umlagebeitrags.
Jetzt handeln – Fristen im Januar 2026
Zu Jahresbeginn haben Arbeitgeber die Möglichkeit, ihren Erstattungssatz anzupassen. Erfolgt keine Änderung, bleibt der bisherige Satz bestehen. Wichtig: Die Krankenkassen akzeptieren Änderungen nur innerhalb einer kurzen Frist im Januar. In der Regel muss der Antrag spätestens bis zur Fälligkeit der Sozialversicherungsbeiträge für Januar eingehen. Diese ist im Jahr 2026 am 28. Januar. Einige Krankenkassen akzeptieren auch einen Antragseingang bis zum Monatsende. Danach ist ein Wechsel erst wieder zum nächsten Kalenderjahr möglich.
Risiken realistisch einschätzen
Die Wahl des Erstattungssatzes erfolgt kassenbezogen und nicht für einzelne Mitarbeiter. Daher empfiehlt es sich, die Beitrags- und Erstattungszahlungen des Vorjahres je Krankenkasse zu analysieren und auch die bisherigen Krankheitstage der Beschäftigten zu berücksichtigen. So lässt sich der passende Tarif besser einschätzen.
Fazit
Wer als Unternehmer kein Geld verschenken will, sollte sich zu Beginn des Jahres 2026 mit dem Umlageverfahren U1 beschäftigen. Ein kurzer Blick auf Zahlen, Tarife und Fristen kann sich für den Betrieb schnell auszahlen.
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