Kein Geld verschenken: Umlage U1 – Jetzt Erstattungssatz wählen!

Kein Geld verschenkenWer nicht aufpasst, verschenkt schnell eine Menge Geld. Aber es ist nicht immer leicht durch das Dickicht an Gesetzen, Satzungen und Verfahrensmodalitäten durchzudringen. Das sogenannte U1-Verfahren nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) ist so ein Fall. So leisten viele Arbeitgeber ihren finanziellen Pflichtbeitrag, wissen aber nicht, dass sie hierbei auch Wahlmöglichkeiten haben. Aber fangen wir vorne an. 

Umlage- und Erstattungsverfahren U1
Fällt ein Mitarbeiter wegen Krankheit aus, so entstehen dem Arbeitgeber Kosten für die Entgeltfortzahlung. Doch es gibt eine Entgeltfortzahlungsversicherung für alle Arbeitgeber mit nicht mehr als 30 Mitarbeitern. Hierbei handelt es sich um eine Pflichtversicherung. Die Arbeitgeber zahlen monatlich mit den fälligen Sozialversicherungsbeiträgen einen Umlagebeitrag U1 an die gesetzlichen Krankenkassen. Wird ein Arbeitnehmer nun krank und muss der  Arbeitgeber den Lohn weiterzahlen, erstattet ihm die Krankenkasse auf Antrag aus der Umlage zwischen 40% und 80% des Bruttoarbeitslohns.

Umlage- und Erstattungssatz wählen
Allerdings gibt es im Leben bekanntlich nichts umsonst. Und so ist es auch hier. Natürlich muss der Arbeitgeber wie auch bei anderen Versicherungen eine monatliche Beitragszahlung leisten, um später den Aufwendungsausgleich zu erhalten. Die Beitrags- und Erstattungssätze werden individuell von den Kassen festgelegt und sind daher unterschiedlich hoch. Der Beitrag ist allein vom Arbeitgeber zu zahlen. Jede Kasse bietet mehrere Erstattungssätze an, wobei  es meist einen Regelsatz gibt, in den der Arbeitgeber eingestuft wird, wenn er keinen anderen Erstattungssatz gewählt hat.

Im Jahr 2016 betragen beispielsweise die Beitragssätze bei der Barmer-GEK zwischen 1,3% und 3,2% des Arbeitnehmer-Bruttoarbeitsentgelts in Abhängigkeit vom Erstattungssatz von 50% bis 80%. Bei der IKK Nord liegen die Beitragssätze bei 1,2% und 40% Erstattung, 2,10% und 60% Erstattung, 2,95% und 75% Erstattung sowie 3,05% und 80% Erstattung.

Diese Spannbreite von Umlage- und Erstattungssatz  lässt dem Arbeitgeber genügend Spielraum, um die Absicherung nach individuellen Bedürfnissen und Erfahrungen vorzunehmen.

Zuständig ist immer die gesetzliche Krankenkasse bei der der Arbeitnehmer versichert ist. Bei geringfügig Beschäftigten ist die Minijob-Zentrale zuständig. Allerdings kann man den Erstattungssatz nicht für jeden Mitarbeiter wählen, sondern immer nur kassenbezogen. Das erschwert natürlich die Risikoabschätzung und die Wahl des Erstattungs- und Beitragssatzes.

Absicherung jährlich checken
Wer den Erstattungssatz wählen möchte, hat dazu Anfang eines jeden Jahres Gelegenheit. So kann der Arbeitgeber den Erstattungssatz bis zum Fälligkeitstermin der Umlagebeiträge für den Monat Januar für das laufende Jahr wählen. Ein unterjähriger Wechsel ist nicht möglich.

Es lohnt sich kassenbezogen die Beitragszahlungen und Erstattungen des vergangenen Jahres einmal zu Beginn des neuen Jahres unter die Lupe zu nehmen. Auch die durchschnittlichen Krankheitstage der einzelnen Mitarbeiter in den vergangenen Jahren sind in die Betrachtung mit einzubeziehen. So kommt man schnell zu einer Risikoabschätzung und kann den Umfang der Entgeltfortzahlungsversicherung jeweils festlegen.   

Da der Beitrags- und Erstattungssatz  kassenindividuell gilt und leider nicht einheitlich ist, scheuen viele Arbeitgeber den zeitlichen Aufwand. Das ist jedoch falsch. Der zeitliche Aufwand kann sich finanziell durchaus lohnen – da sind schnell einige tausend Euro drin.