Das beliebte und bekannte Dateiformat PDF (steht für Portable Document Format) feiert seinen 30. Geburtstag. Seit seiner Einführung im Jahr 1993 hat sich PDF zu einem der wichtigsten Dateiformate für den Austausch und die Archivierung von Dokumenten entwickelt.
Universelles Dateiformat sprengt Grenzen
PDF wurde von der Firma Adobe Systems entwickelt und im Jahr 1993 erstmals vorgestellt. Das Ziel war es, ein plattformunabhängiges Dateiformat zu schaffen, das auf allen Betriebssystemen gleich dargestellt werden kann. Zu dieser Zeit gab es noch keine einheitlichen Standards für die Darstellung von Dokumenten auf verschiedenen Betriebssystemen (Windows, Linux). Mit der Einführung von PDF wurde es erstmals möglich, Dokumente in einem Format zu erstellen, das unabhängig von der verwendeten Betriebssystemsoftware oder Hardware gleich dargestellt werden kann.
Zunächst war PDF hauptsächlich für die Archivierung von Dokumenten gedacht, da es ein hohes Maß an Sicherheit und Kontrolle über das Dokument ermöglichte. Im Laufe der Jahre wurde PDF jedoch immer vielseitiger und fand Anwendung in verschiedenen Bereichen wie zum Beispiel Verlagswesen, Regierungsbehörden, Banken und Versicherungen, wo es als sicheres Format für den Austausch von Informationen genutzt wird.
Kostenlose Anzeigesoftware steigert Verbreitungsgrad
Mit der Einführung von Acrobat Reader, der kostenlosen Software zum Anzeigen von PDF-Dokumenten im Jahr 2015, wurde das Format noch zugänglicher und verbreitete sich schnell auf der ganzen Welt. Heute gibt es viele verschiedene Software-Tools zur Erstellung und Bearbeitung von PDF-Dateien, sowohl von Adobe als auch von anderen Anbietern.
PDF hat sich als ein äußerst zuverlässiges und praktisches Dateiformat erwiesen. Es bietet viele Vorteile gegenüber anderen Formaten wie zum Beispiel Microsoft Word oder Excel. Einer der größten Vorteile von PDF ist seine Fähigkeit, das Dokument so darzustellen, wie es vom Autor vorgesehen war, unabhängig von der verwendeten Software oder Hardware.
Darüber hinaus bietet es auch eine hohe Sicherheit und Kontrolle über das Dokument, indem es beispielsweise das Kopieren und Einfügen von Text oder Bildern verhindert oder an bestimmte Berechtigungen geknüpft werden kann.
Effizientes Arbeiten durch Abbildung digitaler Workflows
Auch in Zukunft wird erwartet, dass PDF weiterhin eine wichtige Rolle im Bereich der Dokumentenverarbeitung spielen wird. Mit der zunehmenden Digitalisierung und der wachsenden Bedeutung der Online-Kommunikation wird PDF weiterhin ein wichtiger Bestandteil des Arbeitslebens bleiben. So bietet PDF bereits heute noch mehr Funktionen, wie zum Beispiel interaktive Elemente um Formulare, die zuvor in Papierform vorlagen, abzubilden und direkt am Bildschirm auszufüllen. Ein weiterer Punkt ist dabei auch die Möglichkeit PDF-Dateien mit einer elektronischen Signatur zu unterschreiben und damit digitale Workflows und Genehmigungsverfahren abzubilden. Das kann auch zusammen mit der Möglichkeit der Ablage und Weitergabe von PDF-Dokumenten über die Cloud verbunden werden. Auch sei die Möglichkeit genannt in PDF-Dateien weitere Dateitypen als Anhang einzubinden, was beispielsweise die Grundlage für das ZUGFeRD Format für elektronische Rechnungen bildet.
Achtung: IT-Sicherheit auch bei PDF beachten
Allerdings sollte bei allem Optimismus auch ein Hinweis darauf erfolgen, dass durch die vielfachen Einbindungen interaktiver Elemente (Skripte) in das PDF-Dateiformat grundsätzlich auch Angriffspunkte für das Einschleusen von Viren und Malware entstehen können. Vorsicht im Umgang mit PDF-Dateien, die oftmals per E-Mail versendet werden, und ein aktuell gehaltener Virenscanner sowie eine aktuelle Anzeigesoftware für PDF sollten also nicht unbeachtet bleiben.
Insgesamt hat PDF in den letzten 30 Jahren einen bemerkenswerten Fortschritt gemacht. Es hat sich als ein äußerst nützliches und praktisches Dateiformat erwiesen, das von vielen Menschen auf der ganzen Welt genutzt wird. Wir gratulieren PDF zum 30. Geburtstag und dürfen gespannt sein was die Zukunft für dieses wichtige Format bereithält.