Daten vor Verlust schützen – 10 Fragen & Antworten für mehr Sicherheit

Daten vor Verlust schützen - 10 Fragen & Antworten für mehr Sicherheit In vielen Handwerksbetrieben wird das Thema „Datensicherung“ vernachlässigt. Doch wie wichtig ist eine Datensicherung für Maler- und Stuckateurbetriebe? Und was sollte wie oft gesichert werden? Über Sinn und Zweck von Sicherungskopien sprach Malerblog.net mit dem CCM von C.A.T.S.-Soft, Ralf Seipp.

Ralf Seipp1. Herr Seipp, was versteht man eigentlich unter dem Begriff „Datensicherung“?
Unter Datensicherung wird allgemein das Kopieren von Daten verstanden, um diese im Fall eines Datenverlustes zurückkopieren zu können. Eine solche Sicherungskopie wird auch als „Backup“ bezeichnet.

Es soll damit erreicht werden, dass im Falle des Falles eine möglichst vollständige und aktuelle Kopie der Datenbestände vorhanden ist, die dann durch zurückkopieren in die Produktivumgebung wieder nutzbar gemacht werden können.

2. Ist eine Datensicherung unbedingt nötig?
Die Frage ist klar mit „Ja“ zu beantworten! Wer einen Herzinfarkt hat, freut sich über seine Krankenversicherung. Wer einen Autounfall hat, über seine Kraftfahrzeugversicherung. So ist es auch bei einem Datenverlust. Wer einen Datenverlust hat, freut sich über sein Backup. Ohne Sicherungskopie sind die Daten oftmals unwiederbringlich verloren und das kann für ein Unternehmen katastrophale Folgen haben, die unter Umständen sogar zur Insolvenz führen können.

3. Gilt das auch für einen kleinen Handwerksbetrieb?
Ja, natürlich auch Handwerksbetriebe müssen für eine ordnungsgemäße Sicherung ihrer Daten sorgen. Man muss sich nur einmal überlegen, was ein mehrtägiger Betriebsausfall bedeutet, wenn wichtige Kalkulations-, Aufmaß- oder Rechnungsdaten nicht verfügbar sind und somit zum Beispiel Abrechnungen nicht erstellt werden können. Wer aber keine Rechnungen schreibt, erzielt auch keine Einnahmen. Welcher Handwerksbetrieb kann sich das leisten?

Außerdem sei an dieser Stelle auch angemerkt, dass immer mehr Unterlagen für Behörden, allen voran die Finanzbehörden, in digitaler Form vorgehalten werden müssen. Sollten also Daten bei einer Prüfung nicht vorliegen, so wird man sich die unangenehme Frage nach der Datensicherung gefallen lassen und im schlimmsten Fall mit rechtlichen Konsequenzen rechnen müssen.

4. Wie kann es zu Datenverlusten kommen?
Ein Klassiker, der die Arbeit von Stunden und Tagen vernichten kann, ist der Anwenderfehler. Ist es nicht jedem schon einmal passiert, dass durch einen falschen Klick eine wichtige Datei gelöscht wurde? Ein gutes Gefühl dann zu wissen, dass man auf den Stand von „gestern“ zurückgreifen kann.

Oder denken Sie an die steigenden Einbruchszahlen. Ein gestohlener PC ist zwar hardwareseitig schnell zu ersetzen. Ohne Backup sind aber darauf befindliche Daten unwiederbringlich verloren. Ein solcher  Totalverlust kann schnell existenzgefährdend sein.

Das gilt auch für die Zerstörung der Büroräume durch Naturgewalten wie Feuer, Wasser oder Sturm, In diesem Frühjahr gab es wahnsinnig viele Unwetter. Mit einer Datensicherung schläft es sich besser.

Daneben sind natürlich Hardware- und Softwarefehler eine Gefahr, um Daten zu verlieren. Hierzu zählen natürlich auch die allgegenwärtigen Viren und Trojaner.

5. Aber gegen Viren gibt es doch Antivirensoftware. Warum braucht man da noch eine Datensicherung?
Antivirensoftware allein ist nicht ausreichend, um sich vor Malware und damit dem Verlust wichtiger Daten zu schützen. Antivirensoftware kann niemals alle aktuellen Viren und Trojaner sofort erkennen, ebenso müssen Sicherheitslücken erst bekannt sein, bevor diese geschlossen werden können. Somit bleibt immer ein Zeitraum, in dem Malware ungehindert eindringen kann.

Sehen wir uns zum Beispiel die aktuelle Welle an Verschlüsselungstrojanern mit Namen wie „Locky“ oder „Petya“ an. Die Einfallstore sind hierbei teilweise so vielseitig, dass die einzige wirklich sinnvolle Strategie neben natürlich gesundem Menschenverstand, das Bereithalten von Backups ist.

6. Wie macht man das am besten mit der Datensicherung?
Die Möglichkeiten Backups von wichtigen Daten anzufertigen sind vielseitig. Das kann von der Sicherung auf externe Datenträger wie Wechselfestplatten, auf sogenannte NAS (Netzwerkspeicher) bis hin zur Sicherung der Daten in die Cloud gehen. Wichtig ist es sich zu überlegen, welche Datenmengen vorliegen und gegen welche Gefährdungsszenarien die Datensicherung insbesondere greifen soll. Aus diesen Überlegungen kann der Betrieb am besten in enger Abstimmung mit Soft- und Hardwarepartnern die richtige Vorgehensweise individuell festzulegen.

7. Was sollte denn gesichert werden?
Das hängt vom Betrieb ab. Der Unternehmer muss sich die Frage stellen, welche Kosten ein Betriebsausfall oder der Verlust bestimmter Daten für einen Betrieb mit sich bringt. Unbedingt regelmäßig gesichert werden sollten natürlich alle Daten die sich aus dem Betriebsablauf ergeben, wie Stammdaten, Rechnungsdaten oder elektronische Akten und Dokumente. Andere Daten wie beispielsweise Betriebssysteme, Rechnerkonfigurationen oder Programmdateien der Anwendersoftware können gegebenenfalls in größeren Zeitabständen gesichert werden.

8. Wie oft sollte gesichert werden?
Einfache Antwort: So oft wie möglich, aber mindestens so oft wie nötig!
In der Regel sollten Bewegungsdaten, die sich aus der laufenden Tätigkeit ergeben, täglich gesichert werden. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass mindestens drei aufeinanderfolgende Kopien vorhanden sind, man nennt das „Großvater-Vater-Sohn“ Prinzip. Daneben bieten sich wöchentliche oder monatliche Sicherungen an, die dann z.B. auch Betriebssystemabbilder beinhalten können um ganze Rechner im Fall des Falles schnell wieder herzustellen.

9. Das klinkt aber sehr aufwendig …
Nein, ist es nicht. Wenn man definiert, was wie oft zu sichern ist und dies mit den entsprechendem auf dem Markt verfügbaren Soft- und Hardwarekomponenten zur Datensicherung kombiniert, ist der Zeitaufwand eher gering und im Vergleich zu verlorenen Daten sind die Kosten durchaus gering.

Viele Vorgänge lassen sich automatisieren, sodass zum Beispiel die tägliche Sicherung nachts automatisch laufen kann. Der Rest sind einfach ein paar organisatorische Maßnahmen und das Zuweisen von Verantwortlichkeiten und deren Kontrolle wie auch bei anderen Dingen im Unternehmen üblich.

10. Wo kann man sich weiter informieren oder Hilfe holen?
Erster Ansprechpartner ist natürlich der Hardwarepartner, der den Betrieb in IT-Fragen betreut. Daneben sollte die Abstimmung mit dem Softwarepartner gesucht werden. C.A.T.S.-Soft hält für ihre Kunden eine umfangreiche Checkliste für das Gespräch mit dem Hardwarebetreuer zum Thema Datensicherung bereit. So ist man gut vorbereitet und kann die Optimallösung für den eigenen Betrieb umsetzen.

Herr Seipp, vielen Dank für das Gespräch!

 

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IT-Sicherheit: 6 Tipps zum Schutz vor Viren, Würmern und Trojanern